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L’organisation des activités de l’association
L’ORGANISATION INTERNE ET LES GROUPES DE TRAVAIL.

mardi 18 février 2003  


L’association Manden est structurée selon quatre modules de travail :
-   l’administration/organisation des activités de l’association
-   la communication et la gestion des partenariats
-   la promotion de la culture manden à travers l’animation des rubriques thématiques
-   la réalisation des projets de l’association à travers des équipes dédiées



1.L’administration/organisation des activités de l’association

L’équipe en charge de cet ensemble de tâches représente le noyau de gestion de l’association. Elle s’occupe de toutes les formalités administratives (organisation des assemblées, rédaction des procès verbaux, contact avec les autorités publiques, etc.….), définit les orientations globales de l’association et gère l’agenda des manifestations et évènements importants. Bref c’est la cellule de pilotage.

2.La communication et la gestion des partenariats

L’équipe responsable de ce module s’occupe de la promotion de l’association, de sa présence dans les médias (radio, télévision, presse écrite, Internet) dans tous les pays cibles, de la recherche et de la gestion des partenariats nécessaires au développement de l’association.

3.La promotion de la culture manden à travers l’animation des rubriques thématiques

Plusieurs équipes travaillent sur ce module. Les acteurs constituent des équipes de travail selon leurs centres d’intérêt. Les thèmes actuellement développés sont :
-   l’art
-   la littérature
-   les modes de vies
-   l’histoire
-   la géopolitique

Chaque équipe de rubrique s’occupe de la mise en valeur des aspects de la culture manden liés à son centre d’intérêt à travers l’organisation de toute forme de promotion en s’aidant éventuellement du savoir faire de " l’équipe communication ". Les actions de chaque " équipe rubrique " s’insèrent dans un agenda global géré par la cellule administrative. Par ailleurs, un espace de publication est dédié à chacune de ces équipes sur le site Internet de l’association.

Chaque article sur le site Internet fait l’objet d’une validation interne où chaque membre de l’association peut faire ses remarques et suggestions dans le système de gestion automatique du site. Une fois que l’article est accepté, il est publié sur le site officiel par le webmaster.

Cependant deux rubriques spécifiques apparaissent sur site Internet, il s’agit des " lettres de l’association " et des " Evènements culturels " qui sont suivies par l’équipe administrative et celle chargée de la communication.

D’autres centres d’intérêts peuvent êtres créés à la demande d’au moins trois membres de l’association.

4.La réalisation des projets de l’association à travers des équipes dédiées

Les membres de l’association peuvent décider en session ordinaire de mobiliser leurs efforts dans le but de réaliser un projet dont l’intérêt pour la promotion de la culture Manden est de premier ordre. Une équipe projet est alors constituée pour mener à bien cet objectif avec un échéancier le plus précis possible. En règle générale, les projets sont transversaux à toutes les équipes classiques et chaque membre de l’association peut apporter sa contribution tout en s’occupant de ces autres tâches ou décider de se consacrer entièrement au projet.

Il y a un coordinateur pour chaque projet dont le rôle est de suivre l’avancement des travaux et de faire les compte-rendus à la cellule d’administration.

Actuellement l’association travaille sur le projet BIKAN qui fait l’objet de nombreux articles sur le site Internet. N’hésitez pas à vous y référer pour mieux comprendre la nature des projets que nous mettons en oeuvre.

L’association met à la disposition de ses membres des " outils de travail collaboratif " sur Internet afin de mieux gérer les différentes tâches dans un même projet.

Quelques règles de gestion ont été cependant adoptées…

Nous faisons en général les recommandations suivantes à nos membres :
-  chaque équipe de travail, pour être acceptée, doit être constituée d’au moins trois ou quatre personnes (ne résidant pas nécessairement dans le même pays)
-  une personne ne doit pas faire partie de plus de deux équipes de travail en parallèle.
-  chaque membre de l’association ne travaille que dans les modules, rubriques et/ou projets de son choix
-  chaque membre de l’association peut organiser plusieurs cycles de travail afin qu’il puisse passer successivement dans les groupes de son choix sans enfreindre de préférence la deuxième recommandation